撬动你的思维系列
——那些年我们一起做过的调拨单
企业中最常见的调拨业务,你真的了解吗?什么是调拨?调拨有几种形式?这些业务在 T3、 T6 和 T+产品中都能实现吗?让我们通过此专题,研究一下“那些年我们一起做过的调拨单”。从企业实际业务的角度出发,探讨不同的调拨形式,以及每种产品在处理调拨业务的优缺点和容易产生的问题。
以前你不想面对的“异价调拨”和“成本计算”等问题,让我们统统秒杀!
调拨的定义
调拨是指存货从一个仓库转移到另外一个仓库的过程。 对于存在多个仓库或分支机构的企业来说,将货品在不同仓库之间进行调拨,是一种较为常见的业务。针对这种业务,我们要记录调入、调出仓库名称,调拨商品的编号、名称、规格和数量,以及用于财务结算的调拨价格。
调拨货品时,既可以在不同仓库之间调拨,也可以在总部与分支机构间调拨,或者在分支机构之间调拨。
同价调拨
同价调拨的定义
同价调拨是指调拨过程中没有产生调拨费用,或调拨费用不计入商品成本。因此,同价调拨不会影响总体账务数据的变化。
业务举例:
辉煌商贸公司因业务需要,将存货“招财猫存钱罐”从海淀仓库调拨至石景山仓库,数量
300 个。
举例业务在 T3 中的处理方式: 在软件中填制调拨单。
由于 T3 无法自动带出单价,也无调拨审核流程,因此在单据保存后,系统将自动生成其他出入库单。
调拨业务与普通出入库业务不同,需要使用“特殊单据记账功能”进行调拨商品的成本计算。进行“特殊单据记账”后,软件通过该记账方式先算出库成本,再反算入库成本,并将成本填入其它出入库单中。
记账后已反填成本的其他出入库单。
因同价调拨不影响企业整体的财务数据情况。因此,若企业不对库存商品进行项目核算,该调拨业务可不生成凭证。
举例业务在 T6 中的处理方式: 软件中填制调拨单:
调拨单审核后,系统自动生成其他出入库单据。
举例业务在 T+中的实现方式
在 T+中填制调拨单,业务类型选择“同价调拨”,填制出入库仓库以及需要调拨的存货和数量,软件自动按该存货的结存单价计算带出“调出金额”。
与T3和T6不同。T+调拨单审核后不会生成其他出入库单,而是直接改变双方仓库的现存量。 且由于 T+的实时成本计算模式,T+单据也不需要进行“单据记账”即可自动计算成本。
注意事项:
1、对于同价调拨业务,调拨单自动带出存货的结存成本。该成本不是根据计价方式反算得来,属“手工确认成本”。此成本不会因前序业务成本变动而变动,因此要注意插单业务对调拨存货成本的影响。 所以,当客户有同价调拨业务,且存在插单情况时,需要按调拨单进行“重新计价”操作,以确保存货成本实施更新,否则后续可能会出现成本错误。
2、如果调拨存货的计价方式为“先进先出”,填制调拨单时同样也是自动带出结存成本。此后需要做按调拨单“重新计价”操作,该存货才能按先进先出的计价方式计算正确成本。
3、如果调拨存货的计价方式为“个别计价”,在填制调拨单时就会要求填写“入库单号”,以确保被调拨存货的成本正确。
异价调拨
异价调拨的定义
异价调拨基于一种业务事实:即调拨过程中产生了差价,可能是调拨费用,或者出于管理的目的(比如总部与分支机构各店出于管理的目的或优惠处理等情况对产品价格进行的控制。)但是它本质上是一种不规范的商业事实。异价调拨商品的数量不发生变化,但随所属的仓库有的变化,库存商品的成本发生变化。
业务举例
辉煌商贸公司的自营门店(上海店)向总部要货。申请“宇宙飞船模型”1500 个。 总部从北京总仓库调拨该商品至上海仓,产生运费 6000 元,摊入产品成本。(此存货结存单价为 30 元)
举例业务在 T3 中的处理方式: 方案一:
在库存模块直接填制其它出库单和其他入库单。 手工填写费用发票或作应付单。 优点:简单快捷。
缺点:其它出库单与入库单并无关联。无法直观查看、统计调拨业务及其费用情况。
方案二:
使用调拨单,将调拨单生成的其他出入库单分别记账,计算成本。
操作方法: 填制调拨单,手工输入调拨单的成本。该成本为实际调拨入库成本。
调拨单保存后,系统自动生成其他出入库单。金额自动带出为调拨单上的金额,且不能修改。
此时,使用正常单据记账功能,分别计算出库单和入库单的成本。 注意:正常单据记账时要选择“出库单已有单价,记账式重新计算出库单价”,否则会按照出库单上的金额直接计入成本,无法达到异价调拨的效果。
查看明细账 出库:
入库:
填制相关费用发票,并将以上业务制单生成凭证传递到总账。
方案三:
企业员工填写调拨单时,往往并不知道调拨成本,故而无法填制调拨单价和金额。此种情况可使用以下操作。
填写调拨单,调拨单上不填制单价,金额。
此时会发现其它入库单记录底色是蓝色,因为没有入库金额,故不允许记账
右键单击蓝色入库记录,手工填写入库成本。然后进行记账,出库单按计价方式计算,入库单按手工填制成本计算。用此方法可以达到异价调拨的效果。
填制相关费用产生的发票。
其他出入库单制单、发票制单。
注意事项:
记账成本与选项中入库单的取价方式和记账的先后顺序息息相关
一、若先记账其他出库单,便可将其他入库直接记账,入库单成本反填该调拨业务所对应的出库单成本。按此种顺序进行记账等同于“特殊单据记账”,达不到异价调拨的效果。
二、选项设置
若选择手工输入(软件默认)。则为以上结果。若选择其他任意成本自动带出,则又分为两种情况。 情况一:先记出库单,再记入库单。
无论选择何种成本带入方式,只要按此先后顺序在 T3 中都等同于“特殊单据记账”,按出库单成本反填入库成本。
情况二:先记入库单,再记出库单。 入库单则按照选项中的成本取价方式,计算带出成本。而出库单按计价方式带出。
举例业务在 T6 中的实现方法
与 T3 的实现该业务的方式相同,可以使用其他出入库单及发票直接实现。 也可以采用上述方法。填制调拨单,然后其他出入库单分别进行“正常单据记账”。记账无先后顺序。
出库单成本由计价方式直接计算得出;入库单成本按入库单成本选项带出。
注意事项:
按其他出入库单记账,却又由调拨单生成凭证。当其他出入库单成本不一致时,会导致生成凭证借贷不平。
因此,由异价调拨产生的,使用其他出入库单做“正常单据记账”的业务,请使用其他出入库单制单。 除异价调拨情况外,调拨业务建议使用“特殊单据记账”功能,最后由“调拨单”制单。
业务举例在 T+中的实现方式:
在 T+软件中填制调拨单。
单据审核后,T+系统自动进行实时记账。此时已经计算出该调拨商品的发出和收入成本。 明细账显示如下:
发出成本按计价方式带出。收入成本为调拨单上手工录入的“调入金额”。
在软件中填制相关费用单。此处可直接在调拨单上点击“工具”下拉菜单,选择调出费用单,该费用单直接关联调拨单。后续可直接进行联查。
注意事项:
1、 T3 使用正常单据记账时,需注意记账顺序。在单据没有金额的情况下,先记出库再记入库等同于特殊单据记账。
2、 T3、T6 调拨出库成本按计价方式计算,调拨入库成本取自选项中的入库成本带入方式。
3、 T6 异价调拨时,正常单据记账后,请使用其他出入库单生成凭证,否则会产生凭证借贷不平的现象,导致凭证不能正常生成。
4、 T+在做同价调拨时,注意插单情况。有此种业务存在时注意按调拨单进行“重新计价” 操作。
思考题:
分销管理模式或加盟店管理模式的调拨业务如何实现。
总店与分店之间的关系,不是直营关系。总店和分店有各自的独立法人和独立财务核算体系。在这种业务模式下,如何实现调拨业务?
业务举例:
辉煌商贸公司有加盟店 2 个,其中天津加盟店向总部提出要货申请。总部审批后,将货物调拨至天津加盟店仓库。
解决方案思路:
加盟店调拨不属于内部调拨,由于对方有独立的核算体系。发往对方的货物进而也会产生相应的往来款项。因此此种调拨业务视同销售。
在 T3\T6 中,由于没有独立的功能模块可以对其分销机构及下级加盟店进行管控,因此只能管控到总部货物的发出。 此种业务通过填制销售出库单和销售发票来实现。 在 T+中,可以启用多营销机构或加盟店的 APP 对此业务进行管控。直接进行外部配货即可。